Um assunto com certeza polêmico é a produção de briefings em agências web e produtoras online.

Normalmente, o departamento de criação reclama que ou o briefing não traz informação nenhuma, ou traz muitos dados irrelevantes.

A verdade é que, na grande maioria dos casos, os briefings pecam por não expressar a real expectativa do cliente. É justamente esta falha que faz o projeto ir e voltar várias vezes, o que implica em refações e aumento dos custos operacionais.

Briefing inicial para planejar a ação

Acredito que existem dois pontos importantes a serem abordados nessa questão. O primeiro deles é o briefing inicial para o planejamento da ação. Quando o atendimento faz a coisa certa e o cliente não tenta bancar o gênio da comunicação, o ideal é fazer perguntas mais genéricas e que darão espaço para a criação trabalhar mais à vontade.

Briefing de planejamento da ação

• O que queremos dizer?
• Para quem (público-alvo)?
• O que esperamos que a pessoa faça depois de ser impactada por essa informação?
• Histórico de comunicação, identidade visual a ser seguida, restrições e outras informações importantes.
• Verba disponível

Isso costuma ser o suficiente para que o planejamento encontre soluções interessantes e viáveis para as ações que irá propor, sem ficar obrigado a fazer um hotsite ou uma guerrilha em redes sociais só porque o cliente ouviu falar que isso é “a onda do momento”.

Mas, depois que a proposta estratégica é aprovada, ou quando ela já foi definida pelo cliente ou pela agência offline, é necessário que o atendimento faça um refinamento do briefing, mais focado, para alinhar as expectativas com o cliente antes do desenvolvimento do projeto.

Muitas vezes o cliente cria uma série de expectativas que podem não ser atendidas, causando uma frustração enorme. Além disso, o detalhamento ajuda também os responsáveis pela aprovação do trabalho a avaliar o esforço, o que facilita a aprovação do projeto, reduz a ansiedade do cliente e evita problemas com o departamento de tecnologia.

Briefing de produção para projetos web

Vou mostrar um modelo de briefing de produção para projetos web que normalmente utilizo – o caso é real, mas os nomes foram omitidos. Considere que, neste exemplo, o documento foi apurado pelo departamento de comunicação contratante e não pelo fornecedor contratado, que as perguntas do briefing inicial (para o planejamento) já foram respondidas e que a TI será responsável pelo desenvolvimento.

1. O que queremos contratar

Breve descritivo do que deve ser contratado e das entregas esperadas. Exemplo: Redesenho de arquitetura e leiaute dos subsites A, B, C e D. Os quatro sites deverão seguir o mesmo modelo de arquitetura e ser planejados para desenvolvimento em Lumis 4.21 versão Java.

1.1 Entregas esperadas

Exemplo:

• Protótipo navegável do site completo (wireframe) em Axure
• Leiaute das telas-tipo em PSD, camadas, para os 4 sites
• Produção de conteúdo em flash (animação para home)
• Documento de governança de conteúdo

2. Objetivo de comunicação

O que queremos alcançar com a ação? Exemplo: A área técnica da instituição X tem a necessidade de criar subsites para as quatro ações internacionais que são promovidas em conjunto com entidades parceiras no exterior. A premissa dessa demanda é seguir o modelo atualmente utilizado para o site Y, com algumas melhorias que serão listadas a seguir.

• Os subsites devem permitir atualização de conteúdo de forma simples.
• O leiaute proposto deve ser permanente e não precisar ser substituído ano a ano. O projeto deve prever uma forma de atualizar não apenas o conteúdo, como a edição do encontro, para que não tenhamos mais a necessidade de todo ano fazer a troca do leiaute do site apenas porque no header consta o ano da edição e a cor das peças publicitárias mudou). Sugere-se ainda a utilização de um layout padronizado para os quatro sites, o que permite o melhor posicionamento da marca e identificação da instituição X como patrocinadora da ação.
• O site deve facilitar a disseminação do conteúdo em redes sociais.
• Sugestões de novas áreas (além daquelas que estão sendo solicitadas explicitamente e das que já constam no site Y) são bem-vindas.
• O site deverá ser facilmente replicado para outros eventos semelhantes que eventualmente venham a existir no futuro.
• Melhorar a atual organização de documentos existentes no site Y.

3. Mensagem chave

Defina aqui a mensagem essencial da comunicação.

4. Histórico e contextualização

Exemplo: A instituição X acompanha as negociações internacionais entre blocos econômicos e a política de comércio exterior adotada pelo governo, ao mesmo tempo em que apresenta propostas e sugestões, sempre defendendo os interesses da indústria brasileira.

Além disso, mantém parcerias com entidades congêneres no exterior, para trocar informações e discutir formas de cooperação econômica. Nesta frente de atuação, encontram-se alguns eventos que a instituição X promove anualmente, como os encontros A, B, C e D, que terão seus respectivos subsites.

5. Público-alvo primário e secundário

Exemplo: Empresários, governo, parceiros internacionais.

6. Funcionalidades desejadas

Árvore de funcionalidades e recursos esperados.

Exemplo:

• Apresentação
• Edição atual
  – Inscrições
  – Programação
  – Currículo dos palestrantes (em pdf)
  – Documentos
  – Vídeos
  – Fotos
  – Encontros de negócios
  – Visitas técnicas
  – Cidade-sede
  – Hospedagem
  – Edições anteriores
  – Classificação de conteúdos por edição
  – Currículo dos palestrantes (em pdf)
  – Documentos
  – Busca
  – Vídeos
  – Fotos
• Atividades paralelas
• Notícias
• Clipping
• Fórum
• Enquete
• RSS
• Espalhe o conteúdo, envie para um amigo, indique
• Links
• Contato

7. Conteúdos a serem desenvolvidos

Deverá ser produzido conteúdo para apresentação, edição atual e cidade sede. Os demais conteúdos serão fornecidos.

8. Referências para benchmarking

http://www.siteexemplo.com

9. Interação com demais sites

Os sites deverão ser identificados como subsites da instituição X, devendo ter ligação com este por meio de links e conteúdos correlatos.

10. Tecnologia

Preparar a arquitetura de forma a ser aplicável no CMS Lumis 4.21 versão Java. O desenvolvimento e a implementação serão objeto de outra contratação.

11. Orientações específicas do cliente

Cliente não quer que seja usada a marca J e não quer que os sites sejam azuis. Além disso, ele quer algo moderno e com elementos vetoriais, sem uso de fotos. Deverá ser utilizada a logomarca dos encontros A, B, C e D.

12. Prazos e entregas esperadas

Prazos:
Data da coleta do briefing:

Apenas uma última informação importante: nunca, em nenhuma hipótese, envie esse modelo como um formulário para o cliente preencher. Relacionamento é o principal papel do atendimento e a confiança do cliente você só conquista no dia-a-dia. [Webinsider]

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Beatriz Lins

Bia Lins (bialins@gmail.com) é jornalista com MBA em comunicação corporativa. Atua em comunicação digital, portais, redes sociais, marketing, planejamento, tecnologia e inovação. Mais no Linkedin.