Negócios

Método ágil para tornar as reuniões mais eficientes

Embora eu seja uma gerente de projetos em formação de acordo com o guia PMBOK, também sou grande fã do método ágil. As duas metodologias podem ser combinadas de acordo com o projeto. E um dos aspectos com o qual a metodologia ágil lida muito bem é o das reuniões.

Quantas vezes você esteve em uma reunião e pensou: “Eu poderia estar trabalhando de verdade agora”?

É claro que o brainstorming, a discussão de ideias, as checagens periódicas são muito importantes, mas o timing da reunião é essencial. Atualmente, não é necessário ser um especialista em tendências profissionais para dizer que estamos trabalhando cada vez mais – e isso é uma consequência natural da nova velocidade proporcionada pela internet e diversos dispositivos digitais, bem como da concorrência cada vez maior em todos os ramos do mercado. Tal tendência torna a busca por métodos ágeis cada vez mais necessária.

Então, quanto mais eficiente for a reunião, melhores os resultados. Para isso, é preciso analisar alguns detalhes:

A reunião é realmente necessária?

Se você tem apenas um anúncio a fazer, algo sem a necessidade de resposta, pode fazer isso por e-mail – com confirmação de leitura, é claro. Por outro lado, é preciso pesar bem a importância e a natureza da informação. Evidentemente, muitas informações precisam ser explicadas ou debatidas pessoalmente.

E isso é uma atribuição importante para o gerente de projetos: saber como cada conteúdo deve ser exposto. Veja: se ele pode ser tranquilamente transmitido por e-mail, realmente não há por que interromper o trabalho da sua equipe para a realização de uma reunião.

A quem a reunião diz respeito diretamente?

Se você chegou à conclusão de que o conteúdo é importante demais para ser transmitido por e-mail ou o seu nível complexo faz com que ele precise ser explicado pessoalmente, considere agora quais departamentos e profissionais serão diretamente impactados.

Se a informação só influenciará o trabalho de um departamento, não há motivo para fazer todos pararem de trabalhar. Mesmo se sua empresa tem o perfil de compartilhar o conhecimento e decisões com todos os funcionários, é melhor transcrever posteriormente um resumo das informações transmitidas e decisões tomadas.

Qual a duração ideal de cada reunião?

Não ande em círculos para transmitir informações. Mesmo que elas sejam delicadas, você precisa ter a segurança de um líder e o respeito e confiança da sua equipe para repassá-las diretamente.

Além disso – apesar de parecer óbvio – muitos gerentes não têm a organização necessária para isto: antes da reunião, faça uma lista dos tópicos a serem discutidos, pense em como abordá-los e em quais precisa de interação e respostas da equipe. Reserve uma margem de tempo para perguntas e discussões. Dessa forma, a reunião será realizada com eficiência e não tomará muito do tempo precioso de trabalho dos seus profissionais.

Checagens semanais

Uma ótima forma de acompanhar o trabalho da sua equipe sem realizar reuniões longas e que muitas vezes não levam a lugar nenhum é fazer checagens semanais.

O ideal é que elas sejam feitas pelo gerente de cada departamento/equipe, pois esse tipo de reunião só funciona com pequenos grupos.

Uma conversa de 10 minutos no início do dia – na segunda-feira, por exemplo – para ver as metas que precisam ser alcançadas ao longo da semana e mais uma no final do dia de trabalho – na sexta-feira – para ver o que foi alcançado e o que precisa ser agilizado na semana seguinte.

Assim, você manterá um controle do desempenho dos seus profissionais sem precisar fazer reuniões longas e maçantes. Caso seja uma grande empresa, os gerentes de cada equipe podem reportar também em 10 minutos o que foi observado nas reuniões com suas respectivas equipes para um gerente geral.

E você? O que acha das reuniões na sua empresa? Sempre úteis e eficientes ou uma completa perda de tempo? Compartilhe sua experiência pessoal conosco! [Webinsider]

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