Uma das atividades de um gerente de projetos é assegurar que o combinado na fase de planejamento seja cumprido durante as etapas de execução e monitoramento do projeto.

Para isso, é preciso entender que o planejamento não é algo lacrado e imutável até a data de entrega do projeto.

Pense em algum dos seus projetos pessoais já finalizados ou em andamento. Quando planejou seu casamento, uma viagem ou a reforma da sua casa, você mudou de ideia algumas vezes durante a execução, não foi mesmo? Isso acontece porque mudanças são inerentes ao comportamento humano. É natural e inevitável.

No ambiente de projetos, isso ocorre com muita frequência, por vários motivos. Pode acontecer pelo pouco envolvimento de importantes stakeholders em fases determinantes do projeto, pode ocorrer por mudança de estratégia da empresa ou dos patrocinadores, também pode ser por questões legislativas, tendências de mercado ou diversos outros fatores.

E quando chega um grande pedido de mudança, como um gerente de projetos deve proceder? Ser resistente e dizer não? Resposta errada. Até mesmo porque flexibilidade deve ser uma das principais habilidades de quem ocupa esse papel numa instituição.

A primeira coisa que deve estar bem clara é que uma solicitação de mudança não é algo ruim. O que é péssimo para o projeto é a mudança não administrada, não pensada e não documentada.

Com esse ponto de partida, um pedido de mudança no escopo, por exemplo, deve ter seu impacto analisado em cada uma das demais áreas de conhecimento: tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições, stakeholders e integração.

É impossível que uma mudança no escopo não traga impacto em alguma outra área. Se um projeto para construção de software precisar de funcionalidades não mapeadas no escopo inicial, certamente isso vai impactar em custos, tempo, recursos humanos, aquisições, e por aí vai…

Se a entrega de uma obra precisa ter sua data de entrega antecipada, muito provavelmente seus custos e seus riscos serão maiores.

O ideal é que seja criado um sistema integrado de controle de mudanças para que a solicitação de mudança tenha seu impacto analisado em cada uma das áreas de conhecimento.

Após análise de viabilidade para decidir pela mudança, pesando na balança onde haverá perda e onde haverá ganho, o gerente de projetos terá em mãos um panorama para orientar a tomada de decisão de forma a minimizar erros.

Por isso, não seja contra a mudança. Seja contra sim a mudança descontrolada e não administrada. [Webinsider]

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Raquel Chaves Bufon

Raquel Chaves Bufon, PMP, é consultora junto ao Sebrae e outras empresas na área de projetos e negócios voltados para ambientes digitais.