Criação

A hora da visão evolutiva

Se você entrasse em uma máquina do tempo e retornasse ao “longínquo” ano de 1996, quando surgiram as primeiras intranets, veria que, de lá para cá, uma evolução vertiginosa de conceitos e práticas tomou conta desta área.

Falávamos em intranet e hoje o foco já está no portal corporativo do conhecimento. Da visão primeira, que se limitava a interpretar a ferramenta como um repositório único de acesso à informação, evoluímos para concepções em que prevalecem termos como “integração”, “otimização de processos”, “gestão do conhecimento” e “visão de negócio” – tudo isso em apenas oito anos…

Cenários

Nunca é demais lembrar que evoluir implica na quebra de uma série de paradigmas já bem sedimentados no mundo corporativo. Entretanto, a velocidade com que conceitos e tecnologias avançaram não permitiu que as pessoas e as empresas tivessem o tempo necessário para que essas barreiras fossem superadas.

Com isso, coexistem hoje no mercado intranets de todas as gerações, da primeira à quarta. Da mesma forma, já temos conceitos e tecnologias avançados, de um lado, em oposição a uma realidade que aponta para o forte predomínio das intranets de segunda geração (aquelas que não conseguem superar o foco em auto–serviço e comunicação interna).

Estabelecendo uma relação direta entre o grau de compreensão das pessoas em relação à ferramenta e as gerações de intranets e portais, podemos traçar três grandes cenários que dominam a grande maioria das empresas:

1. Esse negócio não é pra mim. Quando a organização tem uma intranet básica e começa a ouvir falar dos benefícios de um portal corporativo do conhecimento, tende a acreditar que a distância a percorrer para chegar até lá está acima das suas capacidades. O sentimento de impotência leva ao não investimento, criando um círculo vicioso que barra qualquer avanço.

2. Luta pela paternidade. Quando a intranet deixa de ser o “patinho feio” e atinge um nível um pouco mais avançado, é comum ver os departamentos lutando por ela, tentando levar os louros pela iniciativa. A falta de uma visão corporativa faz com que RH, TI e, em menor grau, Comunicação Interna e Marketing acabem por gerar rixas que impedem o avanço, rumo ao portal corporativo do conhecimento.

3. Intranet turbinada. Portais corporativos são, por definição, soluções complexas, baseadas em estruturas de TI bem parrudas. Assim, quando a empresa consegue superar a visão departamental, se vê obrigada a investir também (mas não só) em tecnologia para avançar. O lado ruim da história é ver que, nessa hora, a perda do foco no negócio é algo comum, gerando intranets cheias de funcionalidades, mas que devolvem poucos resultados, já que não agregam valor às áreas prioritárias da empresa.

Solução: planejamento e gerenciamento evolutivo

Nos três cenários, a ausência de uma visão estratégica ampla pode ser encarada como o mal maior, ainda que tenhamos uma série de problemas coadjuvantes, mas importantes, a serem considerados (e que são constantemente pontuados aqui, nesta coluna).

Assim, se a construção ou reformulação da intranet for feita a partir de um diagnóstico bem estruturado, que considere não só as questões tecnológicas, mas também as relacionadas a processos e pessoas, será possível traçar um planejamento evolutivo que crie a ponte, em etapas, para que se alcance o nível de portal corporativo do conhecimento. As empresas que hoje dizem “esse negócio não é para mim” poderão trilhar um caminho seguro, auferindo benefícios imediatos a cada etapa.

Como um planejamento destes só é possível a partir de uma visão ampla, de negócio, procurando sempre agregar valor, ele implica necessariamente no equacionamento das disputas internas, substituídas por uma visão corporativa e colaborativa, onde fique claro que a ferramenta só conseguirá atingir resultados excelentes se for encarada como multidisciplinar e coletiva.

Mesmo que já tenhamos todos os recursos tecnológicos disponíveis, não podemos perder de vista que eles são um meio – e não um fim em si mesmos. A mesma visão de negócio que norteia o planejamento evolutivo deve produzir, nas “intranets turbinadas”, uma reformulação que priorize áreas, em busca de resultados. Os maiores focos passam a ser a integração (de dados e pessoas) e também a otimização de processos, agregando, se houver maturidade para tal, uma visão de Gestão do Conhecimento na construção de ambos.

Por fim, é preciso lembrar que todo planejamento não se sustenta se não vier acompanhado de um gerenciamento, também evolutivo, que garanta as implementações previstas.

Portal corporativo: “guarda–chuva” e “espelho”

Se a evolução é a saída, saber onde se quer chegar passa a ser fundamental. Muito embora tenhamos sempre que partir das visões e necessidades específicas do negócio de cada empresa, no momento de escolher funcionalidades e traçar prioridades já é possível identificar, em um horizonte genérico, alguns pontos importantes que todas devem considerar.

Do ponto de vista tecnológico, o portal corporativo deve ser visto como um “guarda–chuva”, construído a partir de uma base (onde se encontram GED e workflow), passando por componentes e módulos especialistas (como LMS/e–learning e acesso a sistemas legados) e chegando à camada de colaboração e integração, de onde se extrai a sinergia entre todos os módulos. Também deve ser visto como a união dos ambientes Intranet, Internet e Extranet em um único.

Já nas questões de estratégia e implantação, é preciso superar a visão reducionista que o coloca apenas como mais uma ferramenta de TI. O portal corporativo precisa ser visto como instrumento de negócio e também como suporte à Gestão do Conhecimento. Neste sentido, estratégias para o portal implicam em alinhamento com as estratégias empresariais. Implementações devem seguir prioridades atreladas aos pontos em que ele consegue agregar valor. Visto por este ângulo, o portal assemelha–se a um “espelho”, um simulacro virtual da empresa. Assim, a tendência é que, para otimizar um portal corporativo, tenhamos que falar cada vez mais em algum grau de gestão de mudanças, em áreas que extrapolam em muito o nível tecnológico.

Amadurecimento

Mas nem só de dificuldades vive o mundo das intranets e portais corporativos.

Afinal, os mais renomados institutos, como Gartner e Meta, não se cansam de afirmar que este é um caminho sem volta – e que as empresas devem se apressar. As previsões apontam para algo entre 2008 e 2010 como o ano em que os portais corporativos terão se consolidado como itens de missão crítica, estando presentes na grande maioria das corporações. Portanto, veremos um aquecimento forte nos próximos anos, com toda certeza.

Ao lado deste otimismo, os próprios obstáculos desta área vêm fomentando debates ricos, que estão gerando uma importante massa crítica a respeito do tema, criando as bases para que as profecias se realizem, na medida em que os paradigmas possam ser reformulados. Boa parte destas discussões vêm acontecendo na “WI Intranet” (veja link ao lado), lista de discussão que modero, focada no tema, que já conta com mais de 580 inscritos (sinta–se, desde já, convidado a juntar–se a nós).

Em função do exposto, o mercado na área de portais corporativos está amadurecendo rapidamente. Hoje, já há players especializados em todos os segmentos: consultoria (estratégia), serviços (implantação e manutenção) e produtos (infra–estrutura tecnológica).

Assim, a boa nova é que cada vez mais as empresas contam com uma ajuda externa que pode tornar o processo evolutivo mais rápido e seguro, na medida em que esteja baseado em uma expertise que vem sendo desenvolvida pelos especialistas. E vão contar também, a médio e longo prazo, com colaboradores que consigam enxergar a ferramenta com outros olhos, sendo capazes de tirar o máximo de benefício dela. [Webinsider]

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Convites

Se você se interessa por intranets, portais corporativos e gestão de conteúdo, não pode perder os eventos abaixo:

4ª. Conferência IBC sobre Intranets e Portais Corporativos, que terá como tema central “Migrando de intranets para portais corporativos” – de 5 a 7 de outubro, em São Paulo, quando serei presidente de mesa e debatedor em uma mesa–redonda

Temas avançados em Gestão de Conteúdo – dia 16 de outubro, também em São Paulo, quando farei a primeira das quatro palestras que compõem o evento, com o título “Construindo um portal corporativo do conhecimento a partir da gestão de conteúdo”.

Nos vemos lá? ;o)

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