Outro dia eu li, em uma lista, um pedido de ajuda. A moça queria dicas sobre como manter viva uma intranet. Meio sem saber, eu postei uma mensagem que era mais da metade deste artigo. Me convidaram então a terminá–lo.

Cuidar de uma intranet é um trabalho delicado, e é delicado por muitos motivos.

Não parece existir uma “receita de bolo” pra manter intranets felizes, mas, depois de uns seis anos e pouco convivendo com isso, tenho algumas recomendações que alguém pode tentar seguir.

Por sua conta e risco.

1. Simples e direto: fuja de estruturas complicadas. Se alguém tiver que conhecer a intranet como a palma da própria mão antes de poder conhecer a intranet, isso nunca vai acontecer. Resista à tendência de mudar coisas de lugar. Tribos nômades são mais difíceis de encontrar – não imagine que seus links são tão diferentes assim. Evite megaportais corporativos que mais parecem a cabine de um Concorde (que Deus os tenha). Mesmo que sua intranet seja de uma companhia aérea, nem todos os funcionários são pilotos. Salas de controle de usinas nucleares ou a ponte da Enterprise, por mais legais que sejam, também não são uma boa referência de design.

2. O grande plano: crie um “manual” para a intranet explicando o que vai onde. Mantenha–o atualizado. Um gerenciador de conteúdo que permita criar “descrições” para as várias áreas da intranet é uma mão na roda na hora de automatizar a criação do tal manual, ou de um “mapa” da sua intranet. O manual também serve como orientação sobre onde colocar novos conteúdos.

3. Sinos, apitos e a pia da cozinha: não abuse do gerenciador de conteúdo. Muitas vítimas se entusiasmam com a facilidade de colocar conteúdo na intranet e inventam dúzias de áreas com montanhas de dados que são muito maiores do que elas são capazes de manter. E muito mais do que interessa aos usuários. Conheço, em primeira mão, casos de empresas que encomendaram estruturas do tamanho de porta–aviões, mas que não tinham pessoal suficiente para operar um banana–boat

4. Algo útil: algumas aplicações básicas (por aplicações entenda “coisas que não são conteúdo estático”) trazem tráfego para a intranet. Cardápio do restaurante, restaurantes próximos e com delivery (pode–se até colocar comentários dos funcionários), classificados internos, lista de ramais, relacionamento com o RH, reembolso de despesas, reposição de materiais como post–it e grampos, notícias internas ou externas, webmail etc. A imaginação e o orçamento ditam os limites.

5. Seguindo rastros: tenha uma ferramenta para examinar os logs do servidor e gerar os relatórios que você quer. Saiba quem acessa mais que área e quando (“quem” é muito importante). Dependendo das características físicas da rede, você pode dizer facilmente de que departamento ou andar ou unidade veio o acesso. Tráfego demais na intranet pode indicar que as pessoas estão perdidas. Talvez você tenha que pagar alguém internamente para levantar esses dados, mas eles garantem que as decisões sobre a intranet são feitas com base em informação real e não no chutômetro.

6. O conselho de sábios: é bom ter um “conselho” que reúna as várias áreas que têm interesse na intranet para coordenar suas iniciativas. Reuniões “em pessoa” são muito valiosas para estabelecer confiança e cooperação entre as partes. Criar esse grupo tira dos ombros do responsável pela intranet uma parte da responsabilidade por ela e mantém todos os interessados adequadamente informados dos motivos das decisões. Um alerta: reuniões demais são um porre, reuniões de menos não funcionam, reuniões com comida (biscoitos, nachos, o que for) são melhores. Ache o meio–termo que serve à sua cultura local. Evite bebidas alcoólicas, mas não as descarte completamente – embebedar alguém pode ser útil. Só não diga que foi idéia minha.

7. O timoneiro: coloque a gestão da intranet nas mãos de alguém específico que seja responsável por isso, mas que ouça o conselho que criamos antes. O desenvolvimento das aplicações para a intranet pode ser contratado internamente com o pessoal de TI. Se tiver que ser contratado externamente, seja muito, mas muito chato mesmo ao exigir documentação sobre o que foi feito e como foi feito. Você nunca sabe quando vai ter que mudar algo.

8. Círculos virtuosos: para que a intranet se mantenha viva, ela precisa fazer parte da “cultura” da empresa. Ela deve ser sempre mantida “fresca” com notícias (mesmo que sejam externas) e o tráfego para ela deve ser sempre incentivado (configurando a home dos browsers para ela e deixando essa opção “presa”, chamando tráfego com mailings periódicos – diários até, se tiver assunto). O objetivo é criar o hábito de visitar a intranet. O uso gera demanda – tente formar círculos virtuosos em que novas necessidades sejam descobertas e implementadas.

9. Números mágicos: tenha sempre na ponta da língua um número, mesmo que aproximado, de quanto dinheiro a intranet já economizou. Se não economizou ainda, tenha na sua mão o dia, hora, minuto e segundo em que ela vai pagar o que foi investido nela. Direcione o desenvolvimento dela com um dos seus olhos sempre virado para esse número.

10. Mantenha–se vivo: uma intranet é uma ferramenta que alcança todos os funcionários de uma empresa. Fazer uma intranet bem–feita e mantê–la funcionando é um senhor cartão de visitas. É também um alvo pintado nas suas costas – fazer direito coisas muito visíveis costuma atrair fogo hostil dentro de uma grande empresa. Mantenha a cabeça baixa e, quando for olhar pra fora da trincheira, use sempre um capacete.

Boa Sorte! Você vai precisar. [Webinsider]

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Ricardo Bánffy

Ricardo Bánffy (ricardo@dieblinkenlights.com) é engenheiro, desenvolvedor, palestrante e consultor.