Comportamento, Tecnologia

Segurança é mesa limpa e tela limpa também

Para reduzir os riscos de acesso não autorizado, perda de informações ou danos às informações durante e fora do horário de expediente, as empresas devem considerar a adoção de uma política de “mesas limpas” para os papéis e mídias de armazenamento removível e igualmente uma política de “telas limpas”, contra o perigo de ter um usuário logado e ausente.

A política deve considerar as classificações de segurança de informação, os riscos correspondentes e os aspectos culturais da organização. Informações deixadas sobre as mesas de trabalho são passíveis de serem danificadas ou destruídas em um desastre tipo incêndio, enchente ou explosão.

O objetivo da política de “mesa limpa” é definir diretrizes que reduzem o risco de uma violação de segurança, fraudes e roubo de informações causados por documentos que estão sendo deixados sozinhos nas instalações da empresa.

Reflexão: embora não seja percebida como um problema generalizado pela maioria das organizações, o que as pessoas podem fazer com os dados que você deixar em sua mesa quando ausente?

Os seguintes controles devem ser considerados:

Onde apropriado, os papéis (relatórios) e mídia eletrônica devem ser armazenados em armários trancados adequados e/ou em outras formas de mobiliário de segurança, quando não estiverem em uso, especialmente fora do horário do expediente.

Informações sensíveis ou críticas para o negócio devem ser trancadas em local separado (idealmente em um armário ou cofre à prova de fogo) quando não necessárias, especialmente quando o escritório fica vazio.

Computadores pessoais e terminais de computador e impressoras não devem ser deixados “logados” quando não houver um operador (usuário) junto e devem ser protegidos por key locks, senhas e outros controles quando não estiverem em uso.

Pontos de entrada e saída de correio e aparelhos de fax e telex devem ser protegidos.

Fotocopiadoras devem ser trancadas (ou protegidas contra uso não autorizado de alguma outra maneira) fora do horário de expediente.

Informações sensíveis ou confidenciais, quando impressas, devem ser retiradas da impressora imediatamente;

Mantenha uma política de “mesa limpa” retirando papeis, anotações e lembretes da sua mesa de trabalho;

Ao final do dia, ou no caso de ausência prolongada, limpar a mesa de trabalho;

Não deixe papéis, livros ou qualquer informação na sua mesa quando não estiver no local;

Armazene informações confidenciais em local apropriado (longe dos olhos de curiosos);

Utilize um protetor de tela que solicite uma senha para acesso;

As informações da sua organização são de sua responsabilidade! (mesmo em sua casa!);

Sempre que tiver tempo, garanta que todos os documentos importantes e mídias eletrônicas, em caso de uma evacuação de emergência (como um alarme de incêndio), esteja em locai estrategicamente fácil de recuperação;

Deixe todos os documentos e meios eletrônicos, no final do dia de trabalho devidamente guardados/organizados. Documentos contendo informações de cliente devem estar trancados em gavetas ou armários. Da mesma forma, quaisquer tipos de equipamentos devem ser assegurados;

Descarte os itens referente a informações do cliente interno ou de propriedade em locais designados seguros.

Devolver prontamente todos os documentos obtidos de outros departamentos, quando eles não são mais necessários;

Sempre limpar sua área de trabalho antes de ir para casa, garantindo adequada organização dos itens/objetos manipulados ou relembrando/anotando para quem você repassou para arquivar/guardar.

É importante garantir ao cliente e demais envolvidos que as informações de propriedade de seu setor esteja sendo tratado com o maior grau de segurança e confidencialidade possivel, onde consiga-se:

Reduzir a possibilidade da perda de informaçoes;
Transmitir uma imagem positiva para os visitantes e toda Corporação;
Minimizar a desorganização, reduzindo o tempo de procurar por itens perdidos;
Reduzir a possibilidade de acidentes de trabalho.

Menos impressos

A política também é projetada para ajudar a reduzir a quantidade de papel que é usado na empresa, reduzindo impressão desnecessária e custos de impressão. Não imprima documentos apenas para lê-los. Ou seja, leia-os na tela, se possível.

Uma política de mesa limpa e tela limpa reduz o risco de acesso não autorizado, perda e dano da informação durante e fora do horário normal de trabalho. Cofres e outras formas de instalações de armazenamento seguro também podem proteger informações armazenadas contra desastres como incêndio, terremotos, enchentes ou explosão.

Considerar o uso de impressoras com função de código PIN, permitindo desta forma que os requerentes sejam os únicos que possam pegar suas impressões, e apenas quando estiverem próximos às impressoras

Providenciar uma desfragmentadora de papel por setor, onde o funcionário tenha a disciplina de passar os documentos descartáveis por ela. [Webinsider]

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